Heim kommune, ved kommuneoverlege Cecilie Hatlenes, har utarbeidet interne rutiner for møter eller mottak av eksterne personer. Disse retningslinjene kan det være nyttig for næringslivet å ha kjennskap til, og de vil kunne fungere som veileder for møtevirksomhet i alle bedrifter og organisasjoner.
Den som kaller inn til møter eller gjør avtaler med at eksterne skal komme inn bør tenke gjennom følgende:
Er det et nødvendig møte/ærend?
Dersom ja: Hva kan vi gjøre av smittereduserende tiltak? (teams kan være et godt alternativ i mange tilfeller).
Ved innkalling/arrangering av fysiske møter:
Opplys i innkallelsen at vi i Heim har fokus på smittevern og ønsker derfor at alle som kommer på møter bidrar i dugnaden. Dette vil si at de ikke kommer dersom de har vært på reise i områder med høyt smittetrykk siste 10 dager eller dersom de er syke (dette gjelder selv milde symptomer). På møtet må alle huske å holde avstand, og unngå unødvendig mingling. Alle bes om å være nøye med håndhygiene (dere bestemmer selv hvordan dere ordlegger dere, men gjør de innkalte oppmerksomme på ønskene våre).
Book stort nok møterom slik at det er mulig å holde god avstand.
Tenk over hvordan dere plasserer dere rundt bordet; sitt gjerne slik at dere ikke sitter rett ovenfor hverandre rundt bordet, men i «sikksakk». Dette for å unngå unødvendig ansikt-til-ansikt.
Start møtet med å informere om at vi har fokus på smittevern, be om at alle tenker over avstand og hygiene, og hvilket toalett besøkende skal benytte.
Unngå servering av mat og sending av kaffekanner/vannmugger rundt bordet. Dersom man skal servere mat bør dette være ferdig i porsjoner.
Spiserommet/kjøkkenet skal ikke benyttes av eksterne
Sprit over kontaktflater og bord etter møtet er ferdig.
Luft godt på små møterom i pauser og rett etter møtet slik at det er klart til neste gruppe.
Ved behov for eksterne aktører inn (reparatører/leverandører osv.):
Opplys om at vi forventer at de som kommer er friske, og at de ikke kommer fra utlandet.
Vi bør unngå kontakt med de som kommer mest mulig. Hold avstand når man tar de imot, vis de dit de skal, og informer de om at de ikke skal gå andre steder på bygget. Unngå at folk oppholder seg unødvendig på samme sted som vedkommende er.
Sprit over kontaktflater der de har vært i etterkant ved behov (dørhåndtak, de de har reparert).
