Søknad om arrangement

Skal du arrangere en festival eller et annet stort arrangement? Start med å kontakte kulturavdelingen i kommunen. Det kan hende kommunen kan gi økonomisk tilskudd eller ønsker å samarbeide på andre måter. Uansett om du planlegger å leie et privateid område eller offentlig grunn, må du søke kommunen og andre offentlige myndigheter.

Beskrivelse

Her kan du se hva du trenger å søke om og planlegge når du skal ha et stort arrangement:

Mat og drikke
Skal du servere mat? Da må du søke Mattilsynet. Mattilsynet vil stille krav til hygienen og sikkerheten til maten.

Liste over krav som stilles til mat som serveres på messer og festivaler:

Lokalet hvor maten skal lages
Innredning og utstyr
Muligheter for god håndhygiene
Temperatur
Hvordan maten oppbevares og håndteres
Oppvask og renhold.

Les mer og send søknad herfra: Messer og festivaler | Mattilsynet.

Hvis maten skal selges og serveres fra «food trucks» og lignende, må de ha serveringsbevilling fra den kommunen hvor de er forretningsbasert. Se også tjenestebeskrivelsen for serveringsbevilling.

Alkoholservering
All servering av alkoholholdig drikk mot en eller annen form for betaling krever bevilling. Du må sende søknad om skjenkebevilling for en enkelt anledning til kommunen din. Selv om arrangementet skal gå over flere dager, vil det likevel regnes som en enkeltanledning. Se også tjenestebeskrivelsen for ambulerende skjenkebevilling.

Sjekkliste for søknad om skjenkebevilling for enkeltanledning:

Type arrangement
Arrangør
Tid og sted
Antall deltakere
Ansvarlig skjenkebestyrer.

Brannvern
Alle arrangementer i bygg eller områder som ikke vanligvis brukes til arrangementer må oppfylle brannvernskrav. Du må melde arrangementet til brannverntjenesten i kommunen din i god tid før arrangementet.

Sjekkliste for melding til kommunen:

Tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse, adresse og navn på den som er ansvarlig.
Risikoanalyse. Denne skal kartlegge hva som kan gå galt, hvordan det skal forhindres og hvilke tiltak som er planlagt for å redusere konsekvensene dersom noe skjer.
Beskrivelse av stedet arrangementet skal foregå, og tilhørende installasjoner eller utstyr. Dette kan være alarm- og lydanlegg, slokkeutstyr og rømningsskilt/belysning.
Beskrivelse av rømningsveiene (beliggenhet, antall adkomster, bredde) sett i forhold til beregnet persontall og tilgjengelig rømningstid. Persontall bør fastsettes av fagfolk.
Prosedyrer for evakuering.
Oversikt over sikkerhetspersonell – antall, rutiner og ansvar.
Framkommelighet for brannvesenet.

Ro, orden og sikkerhet
Arrangementer på steder der allmennheten ferdes vil stille krav til trafikkavvikling og ordenstiltak. Derfor må politiet få melding i god tid. Les mer her: Arrangementer – Politiet.no

Sjekkliste for melding til politiet:

Arrangementsbeskrivelse
Planverk inkl. HMS-plan, risikovurdering og sikkerhetsplan
Beskrivelse av sikkerhetsorganisasjonen
Områdekart/arenakart med beskrivelse
Planlagt bemanning av ordensvakter og/eller vektere
Planlagt førstehjelpsorganisering
Planlagt brannsikkerhet
Samarbeidspartnere
Andre tillatelser (mat, grunneier)
Dokumentasjon til konstruksjoner som scener, telt etc. (for eksempel belastningsgrenser, samsvarserklæringer, standarder, vindmålingsrutiner o.l.).

Førstehjelp og helsehjelp
Ved et stort arrangement må kommunen vurdere behovet for helseberedskap slik at alle som ferdes i kommunen kan få øyeblikkelig hjelp. Kommunen kan kreve at arrangøren ivaretar helseberedskapen. Ta derfor tidlig kontakt med kommunen.

Her kan du se hva kravene til helseberedskap innebærer: Overordnede retningslinjer for medisinsk beredskap ved store arrangementer i Norge. (DSB)

Toaletter, avfall, hygiene og opprydding
Når du søker kommunen om bruk av enten et offentlig eller et privateid område, må du vise til en plan for renhold, hygiene og antall toaletter det blir behov for.

Ansatte eller bruk av frivillige?
Arrangøren er ansvarlig for sikkerheten til de som er ansatt eller jobber som frivillig på arrangementet.

Sjekkliste for sikkerhet for ansatte: